Opret en forening

Vedtægterne er foreningens "spilleregler". De er omdrejningspunktet for foreningen.

Det første - og nok største - skridt til at blive en forening, er at formulere vedtægterne. Og det er her, de fleste kan blive helt forpustede. For hvad "skal" der stå og hvordan gør man?

Til en trøst kan vi fortælle, at der ikke er krav om, at der skal stå så meget. I kan selv beslutte hvor omfattende de skal være.

Dog, og det er her det kan blive lidt komplekst, så er der forskellige krav til indhold, alt efter hvilken type forening, I ønsker at være, samt alt efter hvilken bank, I ønsker at benytte.

Valg af foreningstype:

Ift. foreningstype er I nok ikke i tvivl, hvis det er en grundejerforening eller en politisk forening. Der, hvor det kan være lidt vanskeligt, er at finde ud af om I kan blive en folkeoplysende forening, en frivillig social forening eller er en "øvrig forening". Og heraf, hvad det da kræver ift. vedtægterne. 

Forenklet lidt "groft" kan man sige at en folkeoplysende forening samles om en medlemsaktivitet, eks. sport, for "sig selv", hvor en frivillig social forening laver en aktivitet for andre ud over foreningen, eks. besøgsvenner. Øvrige foreninger kan eksempelvis være en naturforening. Du kan læse mere om de forskellige typer frivilligt arbejde her.

Foruden forskel på foreningernes formål og aktiviteter, er det mest afgørende, at der til foreninger, der ønsker at blive folkeoplysende, er specifikke krav, som minimum skal være opfyldt. I kan læse mere om kravene til vedtægter og hvordan I ansøger som folkeoplysende her på siden under punktet "Ansøge som folkeoplysende forening i Vallensbæk".

I kan derudover bl.a. blive inspireret til udarbejdelse af vedtægter som frivillig folkeoplysende forening i DGI’s "vedtægts generator".

Øvrige typer foreninger kan også fint bruge den og lade sig inspirere. Den er gratis at bruge.

Hjælp og forklaring til foreningsstart for en frivillig social forening, kan du finde her udarbejdet ved Center for Frivilligt Socialt Arbejde.

Og overordnet: Læs også andre foreningers vedtægter og kopier det, som giver mening for jer.

Hvis du vil oprette en forening, og er i tvivl om foreningstype og andre råd her, så kontakt Center for Sundhed, Kultur og Fritid, så kan vi guide dig. Desuden vil vi gerne tilbyde dig at mødes og tale om jeres vedtægter og hjælpe med at få klarlagt, hvad de skal indeholde, så de passer til jeres forening.

En lille "husker"

Husk at vedtægter altid kan efterjusteres. Dvs. at hvis I stifter en forening og er usikre på vedtægterne, kan de justeres ved en ekstra ordinær generalforsamling. Husk også, hvis I er forening med flere år på bagen, at det kan være godt at tjekke vedtægterne ift. justeringer, så formål og aktiviteter svarer til, hvad I laver.

En stiftende generalforsamling kan udformes ligesom I ønsker. Her har vi samlet nogle gode tips til hvordan I gør. En generalforsamling er egentlig bare et årsmøde, hvor I demokratisk vælger jeres ledelse og stemmer om indsendte forslag.

I vælger selv rammen, men ofte er indholdet ("dagsordenen") beskrevet i jeres vedtægter. Det betyder dog ikke, at det behøver at være kedeligt, og ikke kan være festligt. Flere foreninger vælger eksempelvis at afslutte en generalforsamling med en fælles middag eller et foredrag - også for at tiltrække flere deltagere.

Den stiftende generalforsamling

Den stiftende generalforsamling er det møde, hvor I stifter jeres forening på baggrund af et sæt vedtægter, som skal godkendes. Desuden "konstitueres" bestyrelsen ofte på selve generalforsamlingen eller i forlængelse - alt efter hvad man har skrevet i vedtægterne. Der er ingen krav om et storstilet arrangement - I kan blot samle alle interesserede et givent sted. Det vigtigste ved den stiftende generalforsamling er:

• At overholde vedtægterne (den opbygning og de stemmeregler, der står heri)
• Få skrevet et referat fra mødet og få det underskrevet af hele den valgte bestyrelse, referenten + dato ved underskrifter
• Få underskrevet de besluttede vedtægter af hele bestyrelsen + dato ved underskrifter

I kan nemlig få brug for disse underskrevne dokumenter til eksempelvis banken, når der skal oprettes en NemKonto til foreningen eller hvis I skal ansøge om at blive folkeoplysende i Vallensbæk.

Hjælp

Hvis I ønsker hjælp til at planlægge generalforsamlingen eller styre mødet ("dirigenten") må I gerne kontakte Center for Sundhed, Familie og Fritid.

Her kan du læse hvordan I bliver godkendt som en frivillig folkeoplysende forening.

Folkeoplysende foreninger har visse fordele ift. anvisning af lokaler og økonomisk tilskud til alle medlemmer under 25 år. For at blive betragtet som en folkeoplysende foreninger, kræver det en godkendelse af Forenings- og Frivillighedsudvalget.

Forenings- og Frivillighedsudvalget vurderer en ansøgning ud fra 8 punkter fra Folkeoplysningsloven

1. Foreningen skal have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som skal fremgå af en vedtægt. Se mere om vedtægter under "Hvordan ansøger man om at blive en folkeoplysende forening" og på siden "hjælp til vedtægter"
2. Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed/aktivitet efter Folkeoplysningsloven. En folkeoplysende aktivitet er kendetegnet ved, at aktiviteten foregår i fællesskab med andre medlemmer, og at der er en form for instruktion og fælles læring. Det kan være alt fra f.eks. idræt, spejder og kultur til aktiviteter på mellemfolkeligt, religiøst eller idépolitisk grundlag og fælles for alle, som udgangspunkt, med deltagerbetaling.
3. Foreningen skal have en bestyrelse. Der er intet krav om et bestemt antal, men da der er krav om demokratisk opbygning, anbefales minimum 3 bestyrelsesmedlemmer.)
4. Foreningen skal være demokratisk opbygget.  
5. Foreningen skal bygge på et aktivt medlemskab og have mindst 5 betalende medlemmer. Med aktivt medlemskab menes bl.a. at medlemmer tager aktivt del i foreningen og samfundslivet. Aktiviteterne laves for og med medlemmerne.)
6. Foreningen skal som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål.  
7. Foreningen skal være hjemmehørende i Vallensbæk Kommune. Det vurderes ud fra de foreliggende oplysninger ved ansøgning af Folkeoplysningsudvalget.
8. Foreningen skal have en virksomhed/aktivitet, der er almennyttig og kontinuerlig. Ved almennyttig menes ikke-kommerciel. Kontinuerlig betyder, at man har kontinuerlige aktiviteter. Det behøver ikke at være ugentligt, men der skal være en frekvens.

I er velkomne til at kontakte Center for Sundhed, Kultur og Fritid inden indsendelse af ansøgning ift. sparring og afklaring. Det kan eventuelt spare jer for at skulle afvikle en ekstraordinær generalforsamling ift. at ændre vedtægter.

Nedenfor her kan I læse de 4 ting, der er besluttet, der skal indsendes til Folkeoplysningsudvalget her i Vallensbæk Kommune for at ansøge om at blive godkendt som folkeoplysende forening. Når I har udfyldt alle 4 ting, skal de indsendes til Center for Sundhed, Familie og Fritid til csf@vallensbaek.dk

Foreningens vedtægt, dateret og underskrevet af den valgte bestyrelse

Kravene til vedtægten skal følge Folkeoplysningsloven. En folkeoplysende forenings vedtægt skal minimum indeholde:

• Foreningens formål
• Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer
• Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor
• Foreningens hjemsted
• Betingelser for medlemskab
• Tegningsret for foreningen
• Procedure for vedtægtsændringer
• Anvendelse af foreningens eventuelle overskud/formue ved ophør (skal være almennyttigt)

Dateret medlemsfortegnelse med oplysninger om navn, fødselsdato og bopælskommune for alle kontingentbetalende medlemmer

Bemærk at det ikke er CPR nummer, men fødselsdato og år, vi efterspørger. Man skal have minimum 5 medlemmer for at blive godkendt. Bopælskommunen for medlemmerne er med til at definere, hvorvidt foreningen kan have hjemsted i Vallensbæk Kommune. Der gøres opmærksom på, at en godkendelse som folkeoplysende forening godt kan fratages en forening igen, hvis man efter godkendelse har stort flertal af medlemmer fra anden kommune og meget lille tilknytning til Vallensbæk. 

Referat fra stiftende eller seneste generalforsamling, dateret og underskrevet af referenten

Et udfyldt ansøgningsskema 

Alle foreninger og grupper af frivillige, der er i Vallensbæk Kommune, opfordres til at oprette sig i foreningsregisteret. Det er et register, som kan benyttes af borgere, der søger efter en forening- eller af ansatte indenfor kultur og fritid, som ønsker at kontakte foreningen med informationer og tilbud.

Det betyder også, at vi ikke ligger inde med ukorrekte lister med mails, men får et opdateret udtræk, hver gang foreninger skal kontaktes. I kan og skal selv sørge for at rette oplysningerne, når der skal ændres i kontaktinformationerne. Der kan skrives flere kontaktpersoner på. Baggrunden for altid at opdatere oplysninger er for at undgå at tidligere kontaktpersoner fortsat får mails og dermed samtidigt sikre at mails kommer til rette person.

Det er obligatorisk at være oprettet i foreningsregisteret, hvis I skal låne et lokale eller få tilskud fra kommunen. Det kræver "login" med brugernavn og password, som er det samme foreningen skal bruge til booking af lokaler. I kan læse mere om lokaler under ”Book lokaler”. 

Når I skal oprettes, skal I oprette jer som ”forening” og vil anmodes om at indsende vedtægter eller tilsvarende ift. at det kan vurderes, om I har hjemsted i Vallensbæk Kommune.

Se foreningsoversigten og bookingportalen her. 

Som et led i det offentliges digitaliseringsstrategi er det besluttet, at alle foreninger, der har et CVR-nummer, også skal have en "digital postkasse".

Hvis jeres forening har et CVR nummer, skal I også oprette en digital postkasse. Det er tiltænkt på sigt, at den "digitale postkasse" er "modtageren" af skriftlig kommunikation fra os. Det smarte ved dette er, at foreningens kontaktmail forbliver uændret ved eks. formandsskift, samt at flere kan have adgang til al kommunikation, idet man kan give flere frivillige adgang. For at få en digital postkasse, skal I have en "digital medarbejdersignatur" til jeres forening.

Opret digital medarbejdersignatur

Den digitale medarbejdersignatur ligner det personlige NemID, som de fleste af os efterhånden er udstyret med, men medarbejdersignaturen er knyttet til foreningens CVR-nummer og ikke til et personligt CPR-nummer.

I får den ved at gå ind på Nets DanID's hjemmeside og kigge under hjælp og vejledninger. I skal udskrive en aftale, og en tegningsberettiget i foreningen underskriver den og returnerer den (elektronisk eller som almindeligt brev).

Opret en medarbejdersignatur på NemID's hjemmeside.

I modtager herefter brev, som sendes til foreningens officielle CVR-adresse. Det er derfor vigtigt, at I sikrer, at adressen er opdateret, inden I går i gang med at bestille medarbejdersignaturen.

Brevet indeholder:

• informationer om, hvordan I aktiverer "medarbejdersignaturen"
• et brev med en installationskode
• et nøglekort, som I skal bruge, når I skal logge ind med signaturen

I skal også være opmærksomme på, at den første, der opretter en medarbejdersignatur til jeres forening, automatisk bliver administrator af fremtidige medarbejder-signaturer. Det betyder, at det er denne person, der får mulighed for at give andre bestyrelsesmedlemmer adgang til foreningens digitale postkasse. Det er derfor vigtigt, at det er den person i foreningen, som I har besluttet, der skal udføre opgaven, som registrerer sig først.

Endelig klar til oprettelse af digital postkasse og hjælp

Du kan få hjælp til oprettelsen i Kultur og Borgerhuset, hvor der er uddannet personale, som kan hjælpe foreninger, der har svært ved at finde ud, hvordan de opretter en digital postkasse.